Khi nào nên thiết kế website theo yêu cầu?
Bạn nên cân nhắc thiết kế website theo yêu cầu khi quy trình kinh doanh, chức năng cần dùng hoặc cách nhiều nhóm người tương tác với website không thể đáp ứng bằng việc chọn và điều chỉnh một giao diện có sẵn. Nếu nhu cầu chủ yếu là giới thiệu doanh nghiệp, trình bày dịch vụ và nhận liên hệ, một mẫu phù hợp có thể là điểm khởi đầu hợp lý.
Cách quyết định là viết ra những việc website bắt buộc phải làm, xem demo của một mẫu gần với nhu cầu, rồi xác định phần nào chỉ cần chỉnh giao diện và nội dung, phần nào cần thiết kế hoặc phát triển riêng.
Website theo yêu cầu là gì?
Website theo yêu cầu được xây dựng dựa trên mục tiêu, cấu trúc nội dung, luồng sử dụng và chức năng cụ thể của doanh nghiệp. Phạm vi làm riêng có thể nằm ở cách tổ chức trang, quy trình xử lý thông tin, quyền truy cập của người dùng hoặc kết nối với hệ thống khác.
Website theo mẫu bắt đầu từ một giao diện và cấu trúc có sẵn, sau đó điều chỉnh những phần phù hợp với phạm vi của mẫu. Chọn mẫu rồi thay màu, hình ảnh, nội dung khác với việc thiết kế một luồng nghiệp vụ riêng. Tuy vậy, hai hướng này không phải lúc nào cũng tách biệt: một mẫu có thể là cơ sở để tiếp tục điều chỉnh, nếu đơn vị triển khai xác nhận những thay đổi cần thiết là khả thi.
Dấu hiệu nên cân nhắc thiết kế theo yêu cầu
- Có quy trình riêng: Khách hàng hoặc nhân viên cần đi qua nhiều bước, với điều kiện xử lý khác nhau tùy trường hợp. Chẳng hạn, một yêu cầu cần được phân loại rồi chuyển đến đúng bộ phận trước khi phản hồi.
- Có chức năng đặc thù: Danh sách chức năng bắt buộc vượt quá những gì demo mẫu thể hiện, và không thể giải quyết chỉ bằng cách sửa nội dung hoặc bố cục.
- Có nhiều nhóm người dùng: Khách hàng, nhân viên và quản trị viên cần xem thông tin hoặc thực hiện công việc khác nhau. Khi đó, cần làm rõ quyền truy cập và luồng sử dụng của từng nhóm.
- Cần trao đổi dữ liệu với hệ thống khác: Website phải gửi hoặc nhận thông tin từ CRM, LMS hay một hệ thống doanh nghiệp đang dùng. Trước khi chọn phương án, cần xác định dữ liệu nào được trao đổi, ai chịu trách nhiệm cập nhật và cách kiểm tra kết quả.
- Dự kiến thay đổi đáng kể: Doanh nghiệp đã biết sẽ bổ sung những quy trình hoặc nhóm người dùng mới. Trao đổi kế hoạch này từ đầu giúp đánh giá liệu mẫu hiện tại còn phù hợp khi nhu cầu mở rộng.
Một dấu hiệu đơn lẻ chưa đủ để kết luận phải làm riêng. Hãy mô tả trường hợp sử dụng cụ thể và yêu cầu đơn vị thiết kế đối chiếu với khả năng của phương án dùng mẫu.
Khi nào website theo mẫu đáp ứng đủ nhu cầu?
Website theo mẫu đáng cân nhắc khi mục tiêu, cấu trúc trang và cách người dùng liên hệ hoặc gửi thông tin đã khá rõ; các chức năng cần có cũng được thể hiện trong demo hoặc có thể xác nhận trong phạm vi điều chỉnh. Ví dụ, một doanh nghiệp cần trang giới thiệu, trang dịch vụ và biểu mẫu liên hệ có thể bắt đầu bằng việc đánh giá mẫu phù hợp.
Khi xem demo, đừng chỉ nhìn trang chủ. Hãy thử những việc người dùng thực sự sẽ làm: tìm một dịch vụ, đọc thông tin, gửi yêu cầu và xem website trên điện thoại. Sau đó lập hai danh sách:
- Bắt buộc: Những chức năng và nội dung cần có để website vận hành đúng mục tiêu.
- Có thể bổ sung sau: Những ý tưởng hữu ích nhưng chưa cần cho lần triển khai đầu tiên.
Đối chiếu từng mục bắt buộc với demo và hỏi rõ phần nào đã có, phần nào cần điều chỉnh. Bạn có thể bắt đầu tại kho mẫu website của Luminous.
So sánh website theo yêu cầu và website theo mẫu
Tiêu chí Thiết kế theo yêu cầu Bắt đầu từ mẫu Mức độ phù hợp Phù hợp khi cần xây dựng quanh quy trình hoặc chức năng riêng Phù hợp khi cấu trúc và chức năng của mẫu đáp ứng các yêu cầu bắt buộc Khả năng điều chỉnh Xác định theo phạm vi thiết kế và phát triển đã thống nhất Phụ thuộc vào cấu trúc mẫu và phạm vi thay đổi được hỗ trợ Thời gian Cần đánh giá sau khi làm rõ yêu cầu, thiết kế và các phần cần phát triển Có thể giảm phần việc thiết kế ban đầu nếu mẫu đã phù hợp; thời gian vẫn phụ thuộc vào mức chỉnh sửa Ngân sách Phụ thuộc vào số luồng, chức năng, tích hợp và yêu cầu kiểm thử Phụ thuộc vào mẫu được chọn và khối lượng điều chỉnh
Bảng này giúp chọn hướng trao đổi ban đầu, không thay thế báo giá. Cùng một tên gọi “website theo yêu cầu” có thể bao gồm những phạm vi công việc rất khác nhau; tương tự, một mẫu cần sửa nhiều có thể phát sinh thêm công việc.
5 câu hỏi giúp ra quyết định
- Website cần đạt mục tiêu gì? Giới thiệu năng lực, nhận yêu cầu tư vấn hay hỗ trợ một quy trình vận hành? Chọn mục tiêu chính trước khi bàn về giao diện.
- Ai sẽ sử dụng website? Liệt kê từng nhóm người và việc họ cần hoàn thành, gồm cả người quản trị nội dung.
- Chức năng nào bắt buộc ngay khi ra mắt? Mô tả đầu vào, các bước xử lý và kết quả mong muốn thay vì chỉ ghi tên chức năng.
- Website cần liên quan đến hệ thống nào? Ghi rõ có cần trao đổi dữ liệu với CRM, LMS hoặc công cụ đang dùng hay không.
- Nhu cầu sẽ thay đổi thế nào? Nêu những thay đổi đã có kế hoạch để đánh giá khả năng đáp ứng của từng phương án.
Nếu các câu trả lời đều khớp với một demo mẫu, hãy trao đổi phạm vi điều chỉnh từ mẫu đó. Nếu nhiều yêu cầu bắt buộc chưa được đáp ứng, hãy tìm hiểu phương án thiết kế website theo yêu cầu và trao đổi trên cơ sở các luồng sử dụng cụ thể.
Cách chuẩn bị brief thiết kế website
Một brief hữu ích không cần bắt đầu bằng bản vẽ hoàn chỉnh. Hãy ghi mục tiêu, nhóm người dùng, các trang dự kiến, nội dung đã có, chức năng bắt buộc và ví dụ về những bước người dùng cần thực hiện. Nếu có hệ thống liên quan, bổ sung loại dữ liệu cần trao đổi. Cuối cùng, ghi rõ những điểm còn chưa chắc để cùng đơn vị thiết kế làm rõ.
Bạn có thể dùng bài mẫu brief thiết kế website doanh nghiệp để chuẩn bị các câu hỏi trước buổi trao đổi. Brief càng cụ thể về nhu cầu thực tế, việc so sánh phương án và phạm vi báo giá càng dễ thực hiện.
Các bước tiếp theo
Chọn một vài giao diện gần với nhu cầu, thử demo theo các việc người dùng cần làm và ghi lại những điểm chưa đáp ứng. Sau đó gửi danh sách yêu cầu bắt buộc cùng brief cho đơn vị thiết kế để trao đổi: nên dùng mẫu, điều chỉnh từ mẫu hay thiết kế riêng.
Luminous thiết kế website, CRM và LMS; doanh nghiệp có thể xem demo, chọn giao diện và trao đổi phương án triển khai theo nhu cầu. Khi đã có danh sách yêu cầu, bạn có thể liên hệ Luminous để thảo luận phạm vi phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có thể bắt đầu từ mẫu rồi điều chỉnh không?
Có thể cân nhắc cách này nếu mẫu đáp ứng phần lớn yêu cầu bắt buộc. Hãy nêu rõ từng thay đổi mong muốn và xác nhận khả năng thực hiện, phạm vi công việc trước khi quyết định. Nếu cần thay đổi sâu ở quy trình hoặc chức năng, phương án thiết kế theo yêu cầu có thể phù hợp hơn.
Cần chuẩn bị gì trước khi hỏi báo giá?
Tối thiểu, hãy chuẩn bị mục tiêu website, các nhóm người dùng, danh sách chức năng bắt buộc, nội dung hiện có và những hệ thống cần kết nối. Nếu đã chọn được mẫu tham khảo, gửi kèm đường dẫn và ghi rõ phần muốn giữ hoặc thay đổi. Những thông tin đó giúp đơn vị thiết kế xác định phạm vi để báo giá.
Khi nào cần trao đổi về CRM hoặc LMS?
Hãy trao đổi sớm nếu website cần chuyển thông tin khách hàng vào CRM, hiển thị hoặc xử lý dữ liệu liên quan đến hoạt động học tập trong LMS, hoặc nếu người dùng cần đi qua nhiều hệ thống trong cùng một quy trình. Nêu cụ thể dữ liệu và các bước cần thực hiện để đánh giá phương án triển khai.